Di era ekonomi modern seperti sekarang banyak orang yang kini berminat menggeluti usaha. Minat dan kesadaran masyarakat untuk menjadi enterpreuner terus meningkat seiring perkembangan teknologi dan literasi. Namun perlu diingat, memiliki impian membangun perusahaan harus dibarengi dengan keberanian untuk menyerahkan hidup anda sepenuhnya untuk menggapai mimpi tersebut.
Sebuah perusahaan yang berhasil berjalan dengan stabil minimal melewati tiga proses. Yakni implementasi ide usaha, inkubasi, dan start up. Namun realitanya dari 100 ide usaha yang bermunculan proses pertama, paling banyak hanya 5 yang berhasil melalui tiga proses tersebut untuk bermetamorfosis menjadi perusahaan. Artinya kamu memiliki 95% peluang untuk gagal mewujudkan impian. Siapkah kamu menghadapi realitas itu?
Mardigu WP, seorang pengusaha sukses di Indonesia menyatakan dua faktor yang paling banyak membuat usaha sebuah perusahaan gagal. Faktor pertama adalah manajemen yang buruk. Mulai dari manajemen produksi, pemasaran, distribusi, penjualan, hingga penanganan limbah. Faktor kedua adalah kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas di perusahaan tersebut.
Artikel ini dibuat untuk membantu anda menyelesaikan kedua faktor tersebut. Artikel ini akan mengulas sebuah strategi manajemen organisasi perusahaan yang akan membuat usaha impian anda berhasil bermetamorfosis menjadi perusahaan besar yang anda impikan. Startegi tersebut bernama Flat Organization Manajement, simak ulasannya berikut ini.
Perbedaan Flat Management VS Manajemen Lainnya
Pada dasarnya manajemen adalah “menyelesaikan sesuatu melalui orang lain”. Kita mesti garis bawahi frasa melalui orang lain. Seorang pengusaha yang terampil mesti memiliki skill manajemen yang mumpuni. Artinya penguasaha itu mesti mampu menyelesaikan setiap proses dan masalah di perusahaannya melalui orang lain. Keterampilan untuk mendelegasikan mandat fungsi khusus perusahaan kepada orang yang tepat.
Gaya manajemen yang sudah mapan adalah tall organization, bisa juga dibilang stage ladder atau manajemen pohon. Gaya manajemen dengan satu orang sebagai CEO di pucuk pimpinan dan banyak lapisan delegasi kekuasaan hingga menuju para staf di lapisan terendah. Gaya ini memang sudah mapan dan banyak diterapkan di organisasi besar dan bisnis besar sejak generasi baby boomer. Bahkan sejak zaman VOC, gaya manajemen ini sudah diperkenalkan dan masih diterapkan di Indonesia.
Tapi, gaya manajemen ini sangat berat, mahal, tidak efisien, dan tidak cocok untuk menghadapi tantangan bisnis era distrubsi, atau yang biasa kita kenal bisnis digital ini. Sedangkan satu-satunya cara paling cepat untuk membuat usaha anda berlari kencang dan stabil di era saat ini adalah bersaing dalam kompetisi bisnis digital. Sehingga dikembangkanlah gaya manajemen baru, flat manegement yang cocok untuk pola bisnis era baru.
Flat management atau dikenal pula sebagai flat organization dipercaya menawarkan solusi yang tidak dimiliki tall organization management. Seperti namanya, flat management mengusung gaya manajemen perusahaan yang datar. Cukup sedikit saja lapisan jajaran petinggi perusahaan, dan kalau perlu tidak ada lapisan sama sekali. Tidak perlu ada yang namanya Manajer, Supervisor, Second in Charge, Kepala tim, dll. Cukup CEO, manajer, staf.
Kedua gaya manajemen ini juga berbeda sekali cara bermainnya. Bila pada tall management organization staf memiliki sedikit distribusi mandat untuk mengeksekusi sebuah kebijakan dan perlu melapor untuk menindaklanjuti kebijakan yang lebih sulit. Sistem manajemen pohon juga memberikan sistem komunikasi supervisi dan pelaporan yang lebih spesifik namun kepada pimpinan yang berbeda. Intuisi pada gaya manajemen anak tangga ini membelenggu kreativitas dan intuisi dari para karayawan karena minimnya distribusi kewenangan yang dimiliki staf untuk berperang di garis depan.
Flat management organization memiliki cara bermain yang berbeda. Lebih banyak mandat didistribusikan pada karyawan di garis depan. Sehingga keputusan-keputusan penting dapat diambil dengan cepat dan inovasi dapat diakselerasi karena tiap karyawan memiliki kesempatan untuk berinovasi dalam meningkatkan produktivitas kerjanya selama dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan dalam hal pelaporan dan supervisi , gaya manajemen datar ini memiliki sistem komunikasi dan supervisi yang sederhana.
Hal itu dikarenakan hanya ada satu manajer pimpinan yang perlu melakukan supervisi dan dikirimi laporan.
Kelebihan Flat Management Organization
Sistem flat management organization ini memiliki potensi yang dapat dimaksimalkan. Namun potensi-potensi tersebut hanya dapat kita panen bila kita mengetahui cara mendapatkannya dengan baik. Berikut ulasan kelebihannya.
1. Pendistribusian Otoritas
Setiap perusahaan bergerak dan memerlukan otoritas. Otoritas membuat seorang di perusahaan memiliki hak, wewenang, dan kewajiban tertentu untuk melakukan upaya terbaik dalam rangka menigkatkan produktivitas atau memecahkan masalah perusahaan.
Pada tall management organization, otoritas yang ada di perusahaan bergerak dengan “didelegasikan” atau diwakilkan. Artinya hanya orang-orang di posisi tertentu di perusahaan tersebut yang memiliki wewenang lebih untuk mengambil keputusan tertentu.
Orang yang didelegasikan otoritas tersebut dapat melakukan apapun. Termasuk memerintahkan karyawan yang ada di bawah hirarkinya untuk melakukan apapun yang dia putuskan tanpa diskusi. Lalu memeriksa kinerja tiap karyawan bawahannya itu dalam mengimplementasikan perintah yang bukan idenya sendiri.
Kecenderungan ini tidak akan terjadi di flat management organization. Sistem ini menyediakan antitesis dengan melakukan distribusi otoritas. Sistem manajemen datar tidak menunjuk seseorang untuk memegang otoritas lebih dari orang lain. Sistem ini mengenal otoritas yang didistribusikan kepada tim. Semua karyawan yang bekerja di departemen yang sama diberikan otoritas yang sama untuk dapat melakukan hal terbaik untuk meningkatkan produktivitas atau menyelesaikan masalah di departemen tersebut.
Pada rentang waktu tertentu, semua karyawan di departemen tersebut secara rutin berkumpul. Mereka akan bermusyawarah, menuangkan ide terbaik mereka dalam meningkatkan efektivitas departemen kerja mereka. Hasil musyawarah tersebut menjadi pedoman kerja dari departemen tersebut sampai divaluasi saat musyawarah berikutnya dihelat.
2. Peran kerja yang dinamis
Bagian paling penting dari perusahaan adalah karyawan. Merekalah yang berdiri dan bertempur di garis depan. Merekalah yang berhadapan langsung dengan pelanggan. Merekalah yang memproduksi produk perusahaan. Merekalah yang memasarkannya, mereka yang menjualnya dan mereka juga yang menangani limbahnya. Untung rugi perusahaan datang dari kinerja mereka.
Gaya manajemen anak tangga yang konvensional, semua karyawan memiliki guide book, memiliki job desk yang terbatas, khusus dan monoton. Semua karyawan yang berposisi sama memiliki tugas masing-masing. Inovasi dilarang jika tidak diminta. Karyawan dilarang memberikan kritik sebagai penanda ada masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Otoritas berinovasi, supervisi, dan memecahkan masalah sudah didelagisakan kepada kalangan orang tertentu dengan pangkat yang lebih tinggi. Gaya manajemen ini menjadikan karyawan kering inovasi dan stagnan potensi.
Hal ini tidak terjadi pada flat management organization. Gaya manajemen ini memberika karyawan kesempatan terbuka untuk senantiasa berdiskusi dan bercurah pikiran. Mereka secara rutin dan konstan memikirkan upaya terbaik yang harus dilakukan untuk departemen kerja mereka bersama-sama secara tim. Sehingga tiap karyawan mengeluarkan semua potensi yang dimilikinya secara individu dan mengasah kemampuannya untuk dapat bekerjasama dengan karyawan lain di departemen kerjanya.
3. Penyelesaian Masalah yang Cepat
Masalah juga merupakan sebuah kepastian yang tejadi di perusahaan, baik masalah internal maupun masalah yang datang dari luar perusahaan. Kecepatan perusahaan menyikapi masalah juga menjadi faktor penting yang menentukan hidup mati bisnis perusahaan. Banyak contoh perusahaan yang mati bisnisnya karena terlambat menyadari dan menyelesaikan masalah. Nokia contohnya, perusahaan raksasa yang menganggap remeh masalah. Mereka terlambat menyadari masalah pada bisnis mereka. Sehingga bisnis mereka ambruk dihantam android dan kini baru bangkit kembali sebagai underdog.
Pada sistem manajemen stage ladder, terdapat protokol yang panjang dan birokratis dalam menyelesaikan masalah yang terjadi di perusahaan. Semua karyawan di garis depan mungkin menyadari ada masalah yang sedang terjadi. Namun penyelesaiannya mesti menunggu hasil analisa, supervisi, dan rapat terbatas pimpinan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Begitupun ketika karyawan mendapat masalah dari pelanggan. Masalah pelanggan yang tidak ada dalam job desk karyawan tersebut harus menunggu koordinasi dan penanganan dari karyawan lain yang berposisi lebih tinggi untuk ditindaklanjuti.
Hal seperti ini tidak akan terjadi pada sistem flat management organization. Tentunya karena tiap karyawan bergerak di garis depan, dan semua otoritas didistribusikan di garis depan. Sehingga langkah penanganan masalah dapat dieksekusi sesegera mungkin, dan masalah akan selesai sesegera mungkin.
4. Lebih Hemat
Salah satu variabel yang mesti diperhatikan dari pengeluaran karyawan tentunya adalah biaya gaji karyawan. Setiap karyawan mesti dipastikan untuk dibayar dengan pantas sesuia dengan kinerjanya. Semakin tinggi posisi seseorang di perusahaan, semakin besar otoritas yang dia pegang di perusahaan tersebut, membuat perusahaan wajib membayarnya lebih mahal.
Hal tersebut normal dan masuk akal. Namun akan menjadi sangat bermasalah jika ternyata di perusahaan tersebut terlalu banyak lapisan manajerial, baik kelas atas ataupun menengah yang sebenarnya otoritas kerjanya lebih efisien bila dipotong atau digabung. Hal ini membuat perusahaan membayar lebih untuk posisi yang sebenarnya tidak terlalu produktif.
Inilah yang tidak akan terjadi di gaya manajemen flat management organization. Tentunya karena tidak ada peran-peran manajerial yang berlapis di sistem ini. Semuanya datar, egaliter dan dibayar dengan bayaran yang sama. Tentunya ini merupakan penghematan yang signifikan untuk pengeluaran perusahaan.
5. Kehidupan Sosial di Perusahaan Sehat
Tak menjadi rahasia lagi banyak skandal sosial yang sering terjadi pada perusahaan yang menerapkan sistem manajemen hirarkial. Seorang yang memiliki pangkat lebih tinggi tentu dapat memanfaatkan “otoritasnya” untuk mendapatkan hal lebih. Seperti melakukan skandal korupsi hingga skandal asusila dengan bawahannya.
Banyak juga para karyawan kelas bawah yang bersaing secara tidak sehat untuk mendapatkan promosi jabatan. Misalnya, “meng-enterntain” atasannya dengan suapan-suapan yang beragam bentuknya. Mulai dari gratifikasi materi hingga harga diri.
Ini juga yang menjadi kelebihan dari flat management organization. Karyawan tidak perlu dipusingkan untuk mencari cara agar bisa naik jabatan. Cukup memfokuskan usaha dan mengeluarkan semua potensinya serta bekerjasama dengan baik dengan karyawan lainnya. Karena cara terbaik untuk mendapat pendapatan lebih adalah dengan menghadirkan prestasi tim yang membuat perusahaan mendapat keuntungan lebih dan mendapat bonus secara tim.
Sehingga tidak ada persaingan antar karyawan, hanya ada kerjasama untuk bersaing dengan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan. Orientasinya dinilai dari pekerjaan, bukan hal lainnya.
Kekurangan Flat management
Flat management organization tetaplah sebuah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem ini masih memiliki kekurangan yang tidak dapat dihindari juga pasti terjadi. Namun kekurangan dari sitem ini dapat diminimalisir apabila anda memahaminya dan tahu cara menjinakannya. Berikut ulasan kekurangan dari sistem flat management organization yang seharusnya dapat kita minimalisir.
1. Beban berat manager tiap departemen
Flat management organization memiliki dua versi dalam penerapannya. Versi pertama flat management radikal, menerapkan gaya manajerial perusahaan yang benar-benar datar. CEO langsung memimpin para karyawan frontliner tanpa layer manajerial menengah untuk memimpin tiap departemen. Versi kedua dengan memiliki hanya satu layer manajerial untuk memimpin tiap departemen, berkoordinasi antar departemen, dan bertanggungjawab pada CEO.
Sekalipun menjanjikan lingkungan kerja yang sangat demokratis, namun menyajikan tantangan yang besar. Terutama ketika mengatur sumber daya manusia dalam jumlah yang banyak. CEO dan manager memiliki beban berat untuk mengenal dan menjalin hubungan kerja yang produktif dengan karyawan yang ada di front liner.
Beban berat juga ada di bahu manajer di tiap departemen. Mereka bertanggungjawab untuk menjadi dirigent yang mengoordinasikan tiap pikiran karyawan. Secara teori flat management organization mendistribusikan otoritas lebih kepada karyawan di frontliner untuk bermusyawarah menentukan langkah terbaik yang harus diambil untuk departemen masing-masing.
Artinya manajer mesti sangat mampu mengatur agar musyawarah tetap berjalan produktif, kreatif dan menjaga tensi kerjasama tetap kondusif.
2. Sangat membutuhkan SDM unggul
Sistem flat managerial organization memberikan distribusi otoritas pada karyawan di garis depan. Langkah strategis perusahaan berada di tangan tiap karyawan. Kemajuan ataupun kehancuran perusahaan bergantung pada hasil musyawarah antar karyawan di tiap departemen.
Untuk itu ketersediaan sumber daya manusia unggul di perusahaan tidak bisa ditawar. Indikator keunggulan yang mesti perusahaan terapkan pada karyawannya bukan sekadar unggul secara hardskill di bidang kerjanya. Melainkan memiliki ketajaman softskill seperti berpikiran terbuka, disiplin, jujur, dan dapat bekerja secara tim dengan baik. Mengingat sistem kerja di flat management organization sangat menuntut kerjasama tim dan mengedepankan musyawarah.
Persoalannya mencari SDM dengan kualitas itu tentu tidak mudah. Terlebih flat management organization akan sangat sulit diterapkan bila karyawannya berpengalaman bergerak pada perusahaan dengan model tall management organization.
Perusahaan akan dihadapkan pada pilihan sulit, antara memilih karyawan muda fresh graduate dengan kualitas unggul dengan pikiran terbuka namun belum berpengalaman kerja atau memilih karyawan berpengalaman kerja di tall management organization namun akan sulit beradaptasi di sistem baru di manajemen datar. Pastinya kedua pilihan tersebut sama-sama menuntut perusahaan untuk memberi waktu untuk karyawannya belajar dan beradaptasi.
3. Arah gerak terlalu dinamis
Masalah lain yang mungkin timbul sebagai kelemahan dari flat management organization adalah dinamika dalam pengambilan kebijakan perusahaan. Hal itu dikarenakan otoritas untuk mengambil kebijakan telah didistribusikan pada karyawan di garis depan.
Cara main seperti ini memang membuka peluang dinamika kerja, kreativitas, dan inovasi kerja yang maksimal. Namun, risikonya karyawan bisa terlalu dinamis dalam menentukan kebijakan strategis perusahaan. Dampak negatif yang bisa perusahaan terima dari hal ini adalah ketimpangan antara strategi yang dibangun dengan kemampuan kapital perusahaan. Perusahaan bisa saja terus berkembang, namun tentuya perkembangan tidak gratis. Ada investasi di setiap inovasi, ada biaya yang harus ditanggung dari tiap langkah.
Sangat penting bagi anda untuk benar-benar memperhatikan dinamika perkembangan perusahaan yang dilakukan karyawan. Kuncinya adalah “saling tahu dan percaya”. Anda harus percaya tahu kemampuan karyawan anda, dan karyawan harus tahu betul siapa anda. Karyawan anda memegang distribusi otoritas yang besar di perusahaan anda, jadi pilihlah orang terbaik yang kemampuannya bisa anda percayai. Sehingga anda bisa percaya pada kemampuannya dan yakin mereka akan melakukan yang terbaik untuk perusahaan.
Di sisi lain, karyawan juga percaya dengan ide, kepemimpinan anda. Sehingga mereka rela dan siap dieksploitasi kemampuan dan kreativitasnya habis-habisan. Dan mereka merasa senang melakukannya karena yakin bahwa perusahaan ini akan menjadi besar nantinya.
4. Ekspansi mesti hati-hati
Flat Mmanagement organization memang menjanjikan efektivitas dalam sistem kerja yang ramping. Namun ketika perusahaan sudah membesar muncul kebutuhan untuk mulai ekspansi dengan membuka kantor atau pabrik baru. Di saat seperti inilah flat management menghadapi tantangan terberatnya.
Melakukan ekspansi perusahaan dengan prinsip flat management organization sama dengan membangun sistem baru dari awal. Seperti layaknya membangun perusahaan baru. Anda betul-betul harus menyetel ulang cabang perusahaan anda itu selayaknya anda menyetel lingkungan kerja anda dengan flat management organization.
Sangat membutuhkan kejelian, ketelitian, dan SDM yang betul-betul unggul. Anda mesti memilih pemimpin yang tepat untuk cabang dari perusahaan anda itu. Karena dialah yang berperan sebagai “anda” di cabang baru nanti.
Jadi mau tidak mau, proses ekspansi benar-benar mesti dilakukan bertahap. Pelan-pelan dan teliti. Anda mesti menyiapkan dulu orang-orang yang bisa anda percaya untuk melakukan ekspansi. Membina mereka secara khusus, dan menyiapkan semua sistemnya. Ketika semua perangkat mulai dari aset, alat produksi, hingga SDM sudah tersedia, barulah ekspansi bisa dimulai.
5. Menuntut kepekaan yang tinggi terhadap masalah
Cara kerja flat management organization mengatur para karyawan bekerja berdasarkan otoritas mereka sendiri. Otoritas itu menghasilkan kesepakatan arah kerja, langkah kerja, dan apa yang akan mereka kerjakan. Sehingga karyawan tidak dituntut untuk bekerja berdasarkan instruksi. Namun berdasarkan kesadaran diri.
Lingkungan kerja yang seperti ini, menuntut kerjasama tim yang sangat tinggi. Ketika satu orang karyawan tidak berperan, maka kinerja departemen menjadi berantakan. Oleh karenanya konflik yang terjadi benar-benar mesti ditekan.
Pada sistem flat management organization jangan pernah menganggap enteng masalah. Anda betul-betul harus peka merasakan masalah, sekecil apapun. Karena bisa jadi, perusahaan terasa berjalan baik-baik saja, namun sebenarnya ada masalah besar yang siap meledak dari sebuah masalah kecil.
Demikianlah artikel lengkap tentang flat management organization. Sebuah gaya baru dalam manajemen bisnis di era yang baru. Era distrupsi teknologi, era internet of things. Era runtuhnya kemegahan bisnis lama yang pongah di kota-kota. Era berpindahnya bisnis di dunia yang tak terbatas. Selamat berbisnis di era baru, selamat membangun bisnis digital.
Baca Juga artikel menarik kami tentang Contoh Strategi Manajemen Konflik atau artikel lainnya di Kumpulan Artikel Manajemen
