Standar Operasional Prosedur atau S.O.P sudah menjadi sebuah keharusan yang dimiliki suatu perusahaan karena dianggap penting untuk menunjang kelancaran dalam bekerja.
Oleh karena itu, perlu sangat diperhatikan bagaimana cara pembuatan S.O.P kerja perusahan maupun organisasiyang baik dan benar agar dapat memberikan manfaat.
Pengertian
Tujuan dari pembuatan SOP sendiri adalah untuk mencapai efektifitas, kualitas, serta keseragaman antara pekerja satu dan lainnya.
Selain itu, adanya Standar Operasional Prosedur juga akan mengurangi terjadinya kesalahan persepsi antara pekerja dan perusahaan sehingga tindakan yang mungkin bisa merugikan perusahaan bisa dihindari.
Lebih jauh dari itu, kadang didalam SOP, khususnya perusahaan yang beruhubngan dengan alat berat juga akan mencantumkan beberapa hal yang menyangkut kemanan para pekerjanya.
Manfaat S.O.P Kerja Bagi Karyawan Dan Perusahaan
S.O.P menjadi sangat penting untuk benar-benar diterapkan oleh semua karyawan dalam bekerja di suatu perusahaan. Dan berikut beberapa manfaat dari S.O.P kerja, baik untuk karyawan dan perusahaanya.
1. Keselamatan kerja karyawan
S.O.P selain dapat menguntungkan perusahaan juga harus menguntungkan karyawan. Salah satu manfaat pembuatan S.O.P adalah untuk keselamatan kerja bagi karyawan.
Biasanya S.O.P tersebut dibuat untuk pekerjaan yang berhubungan dengan benda atau kegiatan berbahaya, sehingga perlu adanya S.O.P untuk melindungi dan mengingatkan karyawan.
2. Pengetahuan bagi karyawan
S.O.P selain bisa menjadi aturan yang harus diterapkan juga bisa menjadi pengetahuan dasar bagi karyawan yang baru bekerja di sebuah perusahaan.
S.O.P akan memberitahu cara melakukan pekerjaan yang tepat dan sesuai kepada karyawan sehingga karyawan dapat mengikuti rujukan untuk pekerjaannya.
3. Bahan evaluasi kerja karyawan
S.O.P memiliki fungsi dasar yaitu menjadi aturan untuk kegiatan atau pekerjaan karyawan. Berdasarkan S.O.P yang sudah dimiliki oleh perusahaan, evaluasi kerja karyawan dapat dilakukan dengan cara membandingkan catatan kerja dengan S.O.P yang berlaku.
Apabila terdapat penyimpangan maka dapat diperbaiki untuk kegiatan selanjutnya.
Cara Pembuatan S.O.P Kerja Perusahaan & Organisasi
Pengadaan S.O.P di perusahaan ini tujuannya adalah agar semua target yang diinginkan perusahaan dapat tercapai secara sistematis dan terstruktur. Saat pembuatan S.O.P kerja diperlukan orang-orang yang berkompeten dan sangat mengetahui tentang perusahaan serta segala kegiatan di dalamnya.
Dalam pembuatan S.O.P selain memerlukan orang-orang yang berkompeten juga harus memerhatikan langkah-langkah yang sesuai agar S.O.P benar-benar sesuai kebutuhan.
Berikut cara pembuatan S.O.P kerja menurut Permenpan RB No. 35 Tahun 2012 yang bisa kamu ikuti agar menghasilkan S.O.P kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan :
1. Persiapan
Membentuk tim yang mengetahui tentang semua bidang kerja yang ada di perusahaan. Tim ini akan dapat menjelaskan aturan yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.
2. Penilaian kebutuhan S.O.P
Langkah ini untuk meninjau kembali S.O.P agar semua aturan yang disusun benar-benar sesuai dan tepat untuk pekerjaan perusahaan tersebut.
3. Pengembangan S.O.P
Mengumpulkan kembali beberapa informasi pada tiap pekerjaan agar dapat memilihkan alternatif apabila diperlukan sewaktu-waktu.
4. Integrasi Manajemen
Pemberitahuan dan pelatihan pada karyawan mengenai S.O.P yang telah disusun agar S.O.P tersebut bisa diterapkan secara tepat dan sesuai yang dimaksudkan.
5. Monitoring & evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk menilai kebutuhan S.O.P yang telah disusun apakah sudah tepat untuk diterapkan pada suatu pekerjaan atau belum.
Format Standar Operasional Prosedur
Pada dasarnya SOP dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan tentu saja perusahaan satu dan lainnya memiliki SOP yang berbeda-beda.
Jika kamu bingung dalam membuat format SOP, format dibawah ini akan membantu.
- Tujuan: Mulailah dengan memberi tahu tujuan dari pembuatan dokumen S.O.P tersebut. Jelaskan dengan paragraf yang singkat dan mudah dimengerti.
- Ruang Lingkup: Pada bagian ini kamu bisa menjelaskan kegiatan atau pekerjaan mana saja yang mengacu pada prosedur dalam dokumen ini.
- Definisi yang Sering digunakan: Jika dalam pekerjaan atau kegiatan itu ada istilah asing dan tidak biasa didengar, kamu bisa mejelaskan pada bagian ini. Jika tidak ada, perusahaan juga boleh menghilangkan bagian ini dari SOP.
- Referensi: Bagian ini menyebutkan beberapa referensi yang terkait dalam SOP tersebut. Salah satu contohnya pada saat pekerja harus melakukan pekerjaan sesuai dengan standart aturan dari lembaga International dan sebagainya.
- Syarat dan Ketentuan: Bagian ini menjelaskan syarat dan ketentuan apa yang harus dimiliki seorang pekerja untuk dapat melakukan kegiatan tersebut demi memaksimalkan aktivitas perusahaan Anda. contohnya seperti harus sudah pernah mengikuti pelatihan dan lainnya.
- Tanggung Jawab: Bagian ini akan menjaskan siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.
- Panduan Stey by Step: dan terkahir dalam SOP bisa kamu isi dengan panduan sistematis tentang langkah runut yang harus dilakukan oleh seorang pekerja untuk melakukan kegiatan tersebut.
Sekali lagi, SOP sendiri sifatnya tidak kaku, dalam artian bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dan itu artinya Anda bisa mengikuti atau menghilangkan bagian yang tidak terlalu penting.
Baca Juga: Contoh Hak Paten di Indonesia dan Luar Negri
Selain berupa text, kamu juga bisa membuat SOP berupa flowchart sehingga tampilan visualnya lebih menarik.
Contoh SOP Sederhana
Untuk memudahkan kamu dalam membuat SOP sendiri, berikut Divedigital berikan contoh SOP yang sederhana tentang bagaimana pihak Bank melakukan verifikasi data kepada pelangganya.
[eckosc_status_message title=”” icon=”” type=”info” message=”Tujuan: Dokumen ini dibuat untuk menjelaskan tentang bagaimana cara untuk memverifikasi data pelanggan.
Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk semua pegawai yang melakukan transaksi dengan pelanggan baik didalam maupun diluar kantor.
Tanggung Jawab: Semua karyawan yang melakukan transkasi dengan pelanggan.
Panduan Verifikasi Data: Setiap pegawai yang akan melakukan transaksi, baik pengambilan tunai atau transfer harus melakukan verifikasi data dengan cara mencocokan ID pelanggan dengan akun yang terekam di database Bank.”]
Contoh SOP Produksi
Contoh yang selanjutnya adalah Standar Operasional Prosedur pada perusahaaan roti, khususnya pekerja yang masuk kedalam devisi produksi.
[eckosc_status_message title=”” icon=”” type=”info” message=”Standar Operasional Prosecur PT. ABV
Untuk menghasilakn roti dengan kualitas yang baik, diperlukan beberapa proses terukhur terkait dengan pembutannya.
Dokumen ini akan menjelaskan tentang standar operasional procesur yang harus ditaati oleh setiap karyawan
Tujuan
SOP ini dibuat untuk memastikan kualitas roti yang dihasilkan oleh devisi produksi bisa sesuai dengan standartperusahaan
Ruang Lingkup
SOP ini dibuat sebagai panduan oleh setiap karyawan yang masuk kedalam devisi produksi.
Definisi yang Sering Digunakan
Berikut beberapa istilah yang sering digunakan dalam memproduksi roti yang harus diketahui setiap karyawan devisi produksi
- Mixing : Pengadukan adonan
- Rounding : Pembulatan Adonan
- Moulding : Membentuk adonan
- Intermediate proofing : Mengistirahatkan sementara
- Final Pofing : fermentasi akhir
Syarat dan Ketentuan
Setiap karyawan yang akan melakukan proses produksi harus memperhatikan keamanan dan keselamatan kerja. Pengoprasionalan mesin harus dilakukan oleh karyawan yang sudah terlatih.
Penanggung Jawab
Dalam devisi produksi ada kepala bagian yang akan memastikan setiap pekerjaan berjalan sebagaimana mestinya. Setiap karyawan harus mengambil keputusan berdasarkan persetujuan dari Kepala Bagian.
Proses Produksi Roti
Untuk memastikan mutu dan kualitas Roti PT. ABV, pembuatan harus dilakukan dengan beberapa langkah berikut ini:
- Mixing atau pengadukan.
- Melakukan kontrol terhadap temperatur adonan pada saat mixing.
- Fermentasi AkhirPemanggangan
Dokumen ini dibuat untuk menjadi panduan karyawan untuk melakukan proses produksi.”]
Pembuatan S.O.P kerja dapat juga Anda modifikasi atau lengkapi dengan langkah lainnya untuk menghasilkan S.O.P kerja yang baik.
Jika dua contoh diatas masih belum menjawab pertanyaan kamu terkait SOP, kamu bisa mendownload standar operasional perusahaan dari PT Pertamina dibawah ini.
[sociallocker] [/sociallocker]Namun, mengingat S.O.P kerja sangat penting bagi perusahaan dan karyawan sehingga dalam pembuatannya sebaiknya tidak dilakukan dengan sembarangan agar tercapai target perusahaan dan kepuasan karyawan dalam bekerja.
Tanya Jawab
Dalam membuat SOP, perusahaan harus memastikan bahwa apa yang tertuang dalam dokumen tersebut mampu memudahkan karyawan dan meningatkan produktivitas tanpa mengabaikan keselamatan karyawan.
Tidak, karena pada dasarnya ini adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan tentu perusahaan satu dan lainnya atau bahkan antar devisi memiliki alur yang berbeda-beda.
Ketika ada prosedur yang belum terdokumentasikan dan itu sifatnya penting.
Tentu saja, ada beberapa template yang bisa kamu gunakan untuk hal ini. Selain teks, kamu juga bisa memanfaatkan gambar dan diagaram agar pekerja lebih mudah memahaminya.
