10 Contoh Invoice & Cara Membuatnya [+TEMPLATE]

Dalam dunia perdagangan, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice atau yang juga biasa disebut faktur penjualan. Invoice (faktur) adalah surat penagihan teruntuk pembeli yang sudah menerima atau memesan barang yang dibuat oleh penjual.

Invoice dimaksudkan untuk menagih pembayaran secara hormat kepada pembeli dengan memberi jangka waktu serta alur pembayaran yang jelas. Cara ini akan membuat bisnis kamu lebih profesional dari pada harus menagih secara langsung.

Standar Invoice / Faktur Penagihan

Sebelum membuat faktur penagihan tentu kamu harus tahu seperti apa standart atau elemen dasar yang harus ada dalam invoice. Silahkan simak dibawah ini

1. Identitas Perusahaan Penagih

Hal pertama yang harus kamu perhatikan adalah identitas dari perusahaan. Tujuannya agar pelanggan mengetahui usaha kamu lebih detil dari pada layanan yang sudah digunakan. Identitas tersebut seperti logo, nama, bidang layanan, alamat, nomor telepon, email, dan informasi penting lainnya.

2. Nama dan Alamat Pembeli

Nama dan alamat pembeli adalah keterangan yang juga harus ada dalam invoice. Sama seperti identitas perusahaan, identitas pelanggan yang kamu masukan bisa berupa nama, alamat, nomor telepon, alamat email, dan kode pos. Kamu  dapat menanyakan hal ini pada pelanggan.

3. Nomor Invoice, Tanggal, Jatuh Tempo

Selain untuk memudahkan dalam mengelola, tiga element ini juga akan membuat pelanggan lebih mudah mengingat kapan transaksi tersebut dilakukan dan kapan pembayaran harus dilakukan. Baik penjual maupun pembeli memberlukan ini untuk informasi dalam pembukuannya. Untuk contoh nomor invoice, silahkan lihat pada bagian bawah.

4. Harga Beserta Total Tagihan

Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah susunan keterangan harga, diskon (jika ada), pajak, hingga total tagihan yang jelas. Harga barang harus diberi keterangan per produk yang sudah dipesan

5. Syarat & Ketentuan Pembayaran

Dan terakhir beritahu bagaimana syarat pembelian produk tersebut (jika ada) dan cara melakukan pembayaran. Seperti yang kita tahu perusahaan satu dan lainnya memiliki aturan pembayaran yang berbeda. Ada yang meminta cash atau transfer, ada juga yang meminta DP atau semua dilakukan diawal. Keterangan itu bisa kamu perjelas pada bagian ini.

Cara Membuat Invoice / Faktur Penjualan

Ada dua cara pembuatan invoice yang bisa kamu lakukan, yaitu secara manual dan juga memanfaatkan tools atau layanan yang dihadirkan oleh beberapa website.

Untuk cara yang manual, pembuatan bisa dilakukan dengan menggunakan word atau excel. Kamu hanya perlu menyusun beberapa standart atau element diatas menjadi bagian yang utuh.

Sedangkan jika kamu ingin yang lebih simple, dua website dibawah ini akan sangat membantu dalam membuat invoice.

1.Paper.id

Paper.id adalah salah satu situs yang memberikan layanan pembuatan invoice secara gratis dan mudah digunakan. Namun sebelum membuatnya, kamu harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu.

Setelah selesai melakukan pendaftaran, selanjutnya kamu hanya perlu login dan memilih menu buat invoice. Untuk pertama kalinya, kamu diminta untuk mengisi logo, tentang perusahaan, dan invoirmasi pentingnya saja.

Setelah invoice pertama dibuat, kedepan kamu hanya perlu memilih menu tadi dan memauskan calon pelanggan beserta detil order yang akan dibuat. Sama seperti tools lain, paper.id akan memberikan berapa jumlah harga, termasuk pajak yang harus dibayar pelanggan.

Tidak hanya invoice, dalam akun ini nanti kamu juga bisa melihat data pembukuan lain seperti arus kas, jumlah pembelian, dan sebagainya.

Baca Juga: Review platform Paper.id

2. Invoice Generator

Sama seperti paper.id, invoice generator juga memberikan layanan pembuatan invoice yang dapat digunakan secara gratis. Perbedaannya kamu bisa menggunakan layanan ini tanpa harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu.

Cukup akses halaman utama mereka, lengkapi keterangan yang dibutuhkan seperti logo perusahaan, invoice dibuat oleh siapa, ditujukan untuk siapa, kapan jatuh temponya, berapa jumlah tagihannya, sampai dengan syarat dan ketentuannya.

Link : https://invoice-generator.com

Namun kamu harus ingat, ketika kamu menggunakan layanan pihak ketiga, ada kemungkinan data tersebut akan tersimpan diserver mereka, dan data terkait pelanggan ini sangat penting, apalagi jika jatuh ke tangan kompetitor.

Cara untuk mengantisipasinya adalah membuat invoice sederhana sendiri atau menghapus data setelah digunakan

Contoh Invoice Penjualan & Tagihan Pelanggan

Jika kamu ingin membuatnya secara manual, beberapa contoh invoice dibawah ini akan membantu kamu untuk menciptakan design yang bagus.

1. Invoice Jasa

Ini adalah tampilan invoice penagihan dari Rumahweb yang merupakan penyedia layanan hosting dan domain. Invoice seperti inipun dapat dibuat dengan menggunakan dua layanan pada website yang sudah Divedigital berikan diatas.

2. Invoice Email

Untuk contoh invoice yang dikirimkan melalui email, kami akan menggunakan layaanan miliknya Niagahoster yang juga masih berkaitan dengan domain dan hosting. Dalam invoice ini diberitahukan dengan detil mulai kode tagiha, jumlah, jatuh tempo, sampai dengan cara pembayarannya.

3. Tagihan Proyek

Jika kamu memiliki proyek pembangunan rumah atau lainnya, dan membutuhkan surat tagihan kepada pelanggan, baik untuk DP atau pelunasan. Dibawah ini adalah contoh tagihan proyek dari CV yang bisa kamu contoh.

4. Invoice Bermatrai

Beberapa perusahaan ada juga yang meminta invoice dengan matrai, hal ini karena matrai dapat digunakan sebagai bukti bahwa itu adalah dokumen yang sah jika suatu hari nanti ada masalah. Dibawah ini adalah contoh invoice bermatrai dari Revologi Indonesia.

5. Invoice PDF

Beberapa waktu lalu ada juga yang bertanya tentang contoh invoice pdf, pada dasarnnya isi dari file ini sama, cuman file dikirim dalam format PDF. Biasanya perusahaan yang menggunakan format seperti ini adalah perusahaan jasa.

6. Invoice Hotel

Jika kita lihat, sebenarnya tidak ada perbedaan yang terlalu jauh antara invoice hotel dan lainnya, invoice jenis ini juga menyantumkan 5 point utama yang harus ada dalam sebuah invoice.

7. Rental Mobil dan Travel

Rental adalah salah satu jasa yang sedang mengalami trend cukup bagus, tentu saja karena hoby sebagian besar milenial dan generasi lainnya adalah menjelajahi tempat baru untuk berburu pengalaman. Berikut adalah contoh invoice rental mobil dan travel.

8. Template Invoice Excel

Seperti yang sudah kami jelaskan bahwa salah satu cara membuat invoice adalah dengan menggunakan microsoft excel. Jika kamu tidak bisa membuatnya dari awal, kamu cukup mencari template dan mengganti detil order untuk disesuaikan dengan produk kamu.

Dibawah ini adalah salah satu contoh template invoice excel yang bisa kamu download.

9. Template Invoice Word

Selain word, kamu juga bisa menggunakan invoice dari microsoft word. Cara menggunakannya juga tidak jauh berbeda, kamu hanya membutuhkan template saja. Untuk template invoice word, silahkan download dibawah ini.

10. Invoice DP

Pada dasarnya invoice adalah surat tagihan, ketika transaksi sudah terbayarkan, kita bisa menggunakan kwitansi atau dokumen lain, tergantung kebijakan perusahaan. Jika pelanggan anda membayar dengan cara mengangsur, anda bisa menerbitkan dokumen tambahan seperti diatas.

Diatas adalah beberapa contoh invoice yang dapat digunakan oleh berbagai bidang pekerjaan dimulai dari Hotel, travel, arsitek, angkutan, service dan pembelian ac, ataupun pemilik usaha catering makanan.

Perlu diketahui bahwa tulisan yang terlalu panjang dan bertele-tele akan membuat fungsi invoice sulit dipahami. Akan lebih baik jika invoice dibuat dengan menggunakan template yang sudah kami sedikan diatas.

Baca juga artikel menarik tentang cara membuat SOP atau artikel lainnya di kategori dokumen bisnis.

Tanya + Jawab Invoice