Ketika kita menjalankan sebuah usaha, entah menjual produk atau jasa, kadang ada permintaan quotation letter (surat penawaran harga) dari sebuah pihak atau perusahaan yang sebelumnya belum pernah mengunakan produk kita.
Karena tidak tahu, akhirnya bayak orang yang mencari contoh quotation sebagai rujukan untuk membuat surat yang diminta oleh calon pelanggan. Ingin tahu apa itu quotation? Yuk ikuti pembahasan divedigital kali ini untuk membuat usaha kamu semakin profesional.
Pengertian Quotation
Quotation adalah sebuah surat penawaran yang berisikan detil produk dan harga yang kita jual yang dibuat setelah pelanggan melakukan permintaan surat penawaran. Jadi bisa dibilang ini merupakan jawaban dari apa yang sudah ditanyakan pelanggan terkait produk kita.
Kenapa pelanggan meminta quotation?
Ketika pelanggan meminta quotation letter, itu artinya mereka tertarik dengan produk kita, namun masih belum yakin dan ingin mengetahui lebih lanjut. Quotation sangat jarang ditemui pada bisnis B2C, namun lebih sering pada bisnis B2B.
Selain digunakan untuk mengetahui detil produk, biasanya permintaan quotation juga dimaksudkan untuk dibandingkan dengan penawaran produk dari pihak lain dengan harapan bisa menemukan yang terbaik.
Element Surat Penawaran Harga
Biasanya dalam sebuah surat quotation menyantumkan beberapa informasi penting terkait produk yang kita jual, diantaranya adalah :
- Nama (kode) Produk beserta deskripsinya misal seperti apa kondisi produk tersebut.
- Jumlah Produk yang dijual, misalnya untuk jumlah dalam satuan paket.
- Harga untuk masing-masing produk.
- Jumlah diskon jika membeli dalam jumlah banyak.
- Cara Melakukan Pembayaran.
Perlu diingat, element diatas merupakan gambaran secara umum, kita boleh mamasukan element lain terkait produk kita. Yang terpenting, apa yang kita sampaikan dalam surat penawaran sudah bisa menjawab pertanyaan dari pelanggan.
Misalkan sebelumnya pelanggan meminta untuk mengirimkan quotation harga beserta pajak yang dibebankan, maka anda juga harus membuatnya seperti apa yang diminta oleh pelanggan.
Contoh Quotation [TEMPLATE]
Untuk memudahkan kamu dalam membuat surat penawaran, Divedigital akan memberikan contoh surat quotation yang berbahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Kamu juga bisa mengcopy dan menggunakan contoh dibawah sebagai template.
Quotation Bahasa Indonesia
PT. AKM BCK
Lantai 2, gedung Graha, Jakarta Selatan
Jakarta, 28 Agustus 2019
Kepada Yth,
PT. PELANGGAN
Ref: membalas permintaaan quotation pada tanggal 26 Agustus 2019
Dengan hormat,
Kami sangat senang menerima kabar ketertarikan anda terhadap produk yang kami jual pada tanggal 26 Agustus 2019, dan melalui surat ini akan kami berikan informasi detil produk sebagai mana yang bapak minta.
Nama Produk : Kursi Single
Harga Satuan : Rp. 300,000,
Garansi Pembelian : 1 Tahun
NOTE : Pelanggan wajib melakukan DP 50%, dan sisanya setelah produk selesai kami produksi.
Demikian detil produk yang kami jual, kami harap ini dapat menjawab pertanyaan yang telah anda ajukan dan sesuai dengan apa yang anda butuhkan.
Hormat Kami
(—————)
Quotation Bahasa Inggris
PT. AKM BCK
Lantai 2, gedung Graha, Jakarta Selatan
Jakarta, August 28, 2019
To:
PT. PELANGGAN
Ref: Replay to the quotation letter dated August 26, 2019
Dear Sir,
We are very glad and really appreciate your interest about our products. And from this letter we want to give you the detail about our products.
NO CODE MODEL PRICE/PIECES WARRANTY
1 001 Singgle 300,000, 1 year
2 002 Double 600,000, 1 year
May we point out to you about our term and conditions. Your transaction will be our processed if you did 50% fund transfer from our total invoice. And 50% remains after we are finish our job.
We hope this the quotation the most favorable prices and terms. If you need other informations about our product detail, you should feel free to contact our team.
Yours faithfully,
(—————)
Baca juga artikel menarik tentang Contoh SOP atau konten lainnya dikategori Kumpulan dokumen bisnis.
Tanya + Jawab [QUOTATION]
Quotation adalah sebuah surat yang dibuat oleh pemilik usaha setelah ada permintaan dari calon pelanggan potensial. Sederhananya ini adalah jawaban atas pertanyaan calon pelanggan terhadap produk kita.
Memang hampir mirip, namun kedua dokumen ini sebenarnya sangat berbeda. Jika Quotation dibuat untuk memperkenalkan produk sedangkan invoice digunakan untuk melakukan penagihan pembayaran setelah pelanggan tertarik dengan produk kita.
Sangat penting, selain digunakan untuk mengenalkan produk, quotation biasanya juga digunakan untuk membandingkan produk satu dan lainnya yang dilakukan pada sebuah rapat sebelum memilih salah satu vendor.
Menurut kami sendiri, kelebihan produk yang tidak dimiliki produk lain adalah bagian yang cukup penting untuk ditekankan dalam membuat surat penawaran.
